Wanneer het telefoonvolume in je bedrijf toeneemt, kan het dagelijks beantwoorden en doorverbinden van oproepen veel tijd in beslag nemen. Maar je kunt deze taak eenvoudig automatiseren met het Cloud telefoonsysteem.

Met een Keuzemenu biedt je een centraal nummer aan. Bellers bepalen vervolgens zelf met welke afdeling ze verbonden willen worden door cijfers in te toetsen op hun telefoonu.

Stappen instellen

Instellingen voor het toevoegen van een IVR-audiobestand met opties om te uploaden of op te nemen in het Easybell-klantenportaal

1. audiobestand uploaden

Om IVR te configureren is eerst een audiobestand nodig. Dit wordt gebruikt om bellers te begroeten en moet vervolgens uitleggen welke toetsinvoer naar welke belbestemming leidt.

Je kunt de begroeting uploaden in het Cloud PBX overzicht in de sectie "Audiobestanden" door op "Voeg toe" te klikken en "Keuzemenu & wachtrij audio" te selecteren als type.

Het te gebruiken bestand kun je vervolgens uploaden en opslaan vanaf je computer.

2. keuzemenu activeren

Maak nu een nieuwe extensie aan en wijs er het extensie type "Keuzemenu" aan toe in het menu "Basisinstellingen". 

Wanneer je een nieuwe extensie aanmaakt, moet je het nummerblok kiezen en de extensie en interne snelkiesnummers toewijzen. Voor gedetailleerde instructies kijk in: "Extensies of gespreksgroepen aanmaken in de Cloud telefooncentrale".

Je kunt ook "extensienaam" en de "nachtschakeling" gebruiken.

Aangezien een keuzemenu een intern doorschakelsysteem is, krijgen de instellingen in het keuzemenu en de "Doorschakelbestemmingen" voorrang.

Nachtschakeling
Als de "Nachtschakeling" actief is in het keuzemenu, heeft een beller niet langer de mogelijkheid om een keuze te maken in het keuzemenu. Als de IVR beschikbaar is, maar het toestel erachter heeft de nachtschakelaar geactiveerd, kan de keuze wel worden gemaakt, maar wordt het gesprek vervolgens geweigerd door het toestel van bestemming.

Naam van extensie weergeven op eindtoestellen
Als de optie "Naam extensie" "Weergave op apparaten" actief is in het keuzemenu en gedeactiveerd is in de extensie, wordt het nummer van het keuzemenu samen met het telefoonnummer weergegeven op toestellen.
Als je de functie op de gebruikelijke manier wilt gebruiken, activeer je deze in de instellingen voor inkomende telefonie voor de relevante extensie / belgroep. Als je echter alleen het oproepnummer wilt weergeven, deactiveer je de functie zowel in het keuzemenu als in de extensies.

3. keuzemenu configureren

Onderaan "Extensie bewerken" vindt u het gedeelte "Keuzemenu".

3.1 De aankondiging configureren

Selecteer eerst het voorbereide audiobestand in het bij "Selecteer Keuzemenu-audiobestand". Gebruik "Time-out in seconden" om de tijd die bellers beschikbaar hebben voor invoer te beperken. De tijd begint pas te tellen als het audiobestand klaar is met afspelen.

3.2 Knoppen toewijzen

Je hebt de mogelijkheid om voor elk van de toetsen 0 - 9 een doorschakelfunctie te definiëren. Bellers kunnen dan de toetsen op hun toestel gebruiken om te selecteren met wie ze verbonden willen worden.

Je kunt kiezen tussen doorschakelen naar extensies en oproepgroepen en naar externe nummers. Voor "Extern telefoonnummer" wordt een extra invoerveld weergegeven waarin het bijbehorende nummer wordt ingevoerd.

3.3 Een standaardextensie instellen

Ten slotte wordt de"Standaard uitbreiding" gedefinieerd. Een gesprek wordt doorgeschakeld naar deze extensie als:

  • er binnen de time-out geen keuze is gemaakt door de beller.
  • een invoer met niet-herkende DTMF-tonen heeft plaatsgevonden.

Als een cijfer wordt ingevoerd dat niet is geconfigureerd met doorschakeling, wordt het audiobestand opnieuw afgespeeld.

Sla de configuratie op door op "Opslaan" te klikken.

Terug afdrukken

Gemaakt op: 04. september 2025